Cinco dicas para melhor gerenciar o estoque da sua farmácia

Estoque. Quem não tem problemas com esta criança, que comente este texto agora. Parece que algumas empresas possuem um verdadeiro triângulo das bermudas, um limbo onde não é possível impor nenhum tipo de controle. Mas como deixar de controlar uma área vital para sua farmácia?

O correto gerenciamento do estoque é um processo complexo, pois envolve várias outras áreas da empresa, levando a uma necessidade de burocratizar determinados processos para garantir maior assertividade no controle do mix e, consequentemente, garantir um nível de eficácia aceitável para a gestão de estoques da sua empresa. Mas onde e como criar regras de controle onde você consiga obter resultado sem tirar toda a flexibilidade da sua equipe?

Existem 5 processos que podem ser implantados e que irão conferir um controle ideal para o estoque, garantindo um nível de controle que não levará sua equipe ao estresse total. Confira:

1 – O controle começa na entrada da mercadoria

Você confia fielmente no que seu fornecedor diz? Algumas vezes erros no processo logístico do distribuidor podem acarretar em furos de estoque e, consequentemente, erros de compra, venda, caixa… Tudo é sistêmico e você deve começar a corrigir este erro no recebimento de mercadorias. Se o seu software possui esta funcionalidade, utilize a conferência automatizada, evitando que seu estoque fique com sobejos ou com faltas. Se não há uma forma de automatizar, o ideal é que seja feita uma conferência visual, conferindo se as quantidades descritas na nota estão em conformidade com o que o fornecedor lhe entregou.

2 – Controle de lotes e vencimentos

Um segundo ponto que é desconsiderado pelo empreendedor é o controle de lotes e vencimentos. No caso de farmácias, a prática já é utilizada nos medicamentos controlados – psicotrópicos e antimicrobianos. Utilizar este controle garante a redução de perdas de produtos vencidos, quiçá a eliminação.

3 – Contagem de estoque periódica

Outro processo que deve ser implantado é a contagem de estoque. O ideal é que sua empresa efetue contagens mensais, com o intuito de validar os processos de gestão da empresa. Muitos problemas de gestão de caixa podem ser validados com um simples balanço de estoque, pois o bom resultado de um está vinculado ao outro.

4 – Conferência de mercadoria na entrega

Muitos empreendedores não dão atenção há este fator, mas o despacho de mercadorias também pode conter erros. Basta você analisar: se o meu fornecedor pode errar na entrega do meu produto, por que eu não? Alguns empresários jugam este controle muito burocrático e passível de lentidão no caixa, no entanto não percebem que no dia a dia todas as compras feitas pelo consumidor estão, subliminarmente, sendo conferidas antes de serem finalizadas no caixa.

5 – Invista em treinamento e ferramentas de gestão

O estoque é a parte mais importante da sua empresa. É pelo estoque, mais do que tudo, que sua empresa poderá se manter no mercado ou ir à falência dentro de dois anos (estatísticas do SEBRAE para novas empresas). Portanto, é imprescindível que sua equipe esteja qualificada para saber gerenciar o estoque e, ao mesmo tempo, conte com uma ferramenta de qualidade para auxiliar neste trabalho. Planilhas eletrônicas, como o Excel, são ótimas ferramentas, mas não é a melhor opção para gerenciar seu estoque. O ideal é investir em softwares de gerenciamento, visando melhorar a administração, reduzindo custos e ganhando oportunidades.

Maico Sullivan é analista de implantação da Softpharma e editor do blog Ideias & Finanças