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O PRODUTO

Idealizado pela FEBRAFAR a partir de um conceito acadêmico, o PAI (Painel de Aferição de Indicadores) é uma importante ferramenta para auxiliar proprietários, administradores e profissionais financeiros a gerenciarem de maneira eficaz o estabelecimento farmacêutico e que, também, permite a todos adquirir conhecimentos, rever conceitos e assumir nova postura gerencial perante os negócios.

O gerente do produto na Febrafar, André Roberto Oliveira da Costa, afirma que o PAI FEBRAFAR fornece informações sobre as vendas e despesas efetuadas mês a mês, aponta indicadores de eficiência do sistema operacional e financeiro da loja que permitem ao farmacista ter uma visão mais estratégica do seu estabelecimento.

O TREINAMENTO

O treinamento do PAI Febrafar é realizado mês a mês, durante o período mínimo de 12 meses. Durante as reuniões mensais, os consultores analisam os dados previamente informados (toda a composição de receitas e despesas da loja) pelos participantes e levantam indicadores da performance individual da farmácia, do grupo, da sub-rede (ou seja, quando um proprietário possui mais de uma loja participante) e da Febrafar como um todo.  

Esta análise é fundamental para que o lojista acompanhe o lucro líquido mensal da loja, identifique o ponto-de-equilíbrio e, a partir disto, desenvolva ações para otimizar os processos operacionais, gerenciais e até mesmo comerciais do estabelecimento.


A ANÁLISE DE RELATÓRIOS

O consultor é o profissional que conduz os encontros mensais e é o principal responsável pela análise dos relatórios junto aos participantes do treinamento. No entanto, vale esclarecer como é realizado o procedimento de análise dos dados.

Até o dia determinado como prazo para envio dos dados, o proprietário ou colaborador da loja deve inclui-los, pela internet, no sistema PAI Febrafar. Após o prazo estipulado para envio, o Gerente do PAI Febrafar analisa os dados consolidados de todo o grupo com o intuito de verificar o grau de consistência das informações, que posteriormente serão levadas ao conhecimento do consultor.

De posse dos dados individuais e consolidados, o consultor os apresenta aos treinandos, com os quais avalia a performance do grupo, possibilitando com que os participantes troquem experiências e melhorem cada vez mais o desempenho de suas lojas.
 
Durante as reuniões mensais, os participantes recebem relatórios gerenciais contendo a composição de despesas e custos e o resultado líquido da loja; vendas por m², com o índice de eficiência da operacionalização da loja, ticket médio, faturamento por colaborador. Oliveira Costa diz que o PAI Febrafar proporciona maior senso de disciplina aos empresários, ajudando-lhes a empreender de maneira mais eficaz.

AS REDES PARTICIPANTES

Lançado no dia 17 de Setembro, por ocasião do 2º Encontro Febrafar 2009, o PAI Febrafar já conta com a adesão de quatro redes associadas à Febrafar. São elas: Hiperfarma (PR), Farmes (ES), Farma&Farma (SC) e Drogaria Total (SP), que, juntas, perfazem um total de 368 lojas participantes.

Vale esclarecer que o PAI Febrafar foi idealizado em Julho deste ano, conforme explica o Gerente do produto na Febrafar, André Roberto Oliveira da Costa: “Demos início aos treinamentos com a ferramenta PGV, da empresa Pharma Link, mas com o tempo sentimos a necessidade de fornecer à comunidade Febrafar um produto mais acessível, com inovações importantes que proporcionassem independência ao dono de farmácia no que se refere à avaliação das informações por ele concedidas”.

Durante dois anos, mais de 600 lojas das redes Entrefarma, Biodrogas, Drogamais, Droga Rede, Farmáxima, Multidrogas, Farmes, Tchê Farmácias, Farmafort, Nossa Rede, Netfarma, Cooperfarma, Drogaria Total e Hiperfarma participaram do treinamento - sendo que estas quatro últimas deram continuidade às análises dos dados mesmo após concluírem o treinamento.

De acordo com o administrador da Drogaria Total, Jair Beloube, logo ao implantarem o então PGV os próprios associados decidiram torná-lo obrigatório para todas as farmácias integradas à rede.

Segundo os consultores, o participante que obtém 100% de aproveitamento dos encontros realizados, tanto em assiduidade como em assimilação de conceitos, certamente conseguirá gerenciar o fluxo de caixa e o estoque da loja de forma profissional. Eles destacam, inclusive, a importância do auxílio de um profissional da própria rede em reunir todos os participantes durante as reuniões mensais, orientá-los (no período pós-encontro) quanto ao acesso ao sistema PAI FEBRAFAR, o preenchimento correto das planilhas, fornecimento de dados consistentes, além de efetuar a checagem dos relatórios de efetividade dos dados enviados - ações estas que o gestor da Rede Farmafort (Sorocaba/SP), Francisco Rodolfo Contó - “o Alemão” -, promove com maestria.

“Além de controlar a assiduidade dos empresários e colaboradores durante o treinamento, eu ia até as lojas ajudá-los a enviar - de forma correta - todos os dados solicitados pelo sistema à época utilizado. E, também, monitorava, através da nossa Intranet, o envio de relatórios por cada participante. Creio que o treinamento tenha sido um grande sucesso na Farmafort porque contou com o envolvimento dos funcionários da central e, principalmente, com o comprometimento de cada associado. E é por isso que obtivemos um dos maiores índices de adesão e de efetividade no fornecimento de informações entre todas as redes participantes”, orgulha-se o ‘Alemão’.

Inclusive, os consultores destacam que o PAI Febrafar é uma ferramenta de avaliação constante, sem imediatismos, pois os participantes só começarão a entender os indicadores após algumas reuniões. E, a partir daí, terão condições de iniciar um trabalho para melhorá-los. Eles garantem que, com o tempo, o empresário consegue avaliar quais despesas poderão ser reduzidas, quais produtos possuem maior giro, qual o ticket médio da loja, além de outros indicadores.

O empresário Welington Dias da Silva, proprietário da Drogaria Petri, afiliada à Rede Farmes, afirma que, com o treinamento, obteve maior controle do estoque (curva ABC), do giro de mercadoria, do volume e do valor de venda dos produtos. “Nos primeiros meses de treinamento, conquistei 6% de aumento no lucro líquido da minha loja, exclusivamente porque tenho focado somente aquilo que me traz maior rentabilidade. Além disso, já consegui reduzir as perdas e otimizar o tempo de reposição dos produtos em estoque”. Ele confessa que o painel também amplia a visão do empresário, pois permite visualizar exatamente onde está sendo investido todo o dinheiro. “Hoje, consigo analisar claramente o custo de cada mercadoria e todas as despesas que tenho na farmácia”.

A proprietária da mais antiga drogaria afiliada à Rede Farmafort, Solange Garcia Zuanetti, afirma que o empresário - de modo geral - precisa ter consciência de que o segredo de qualquer negócio não é o quanto se ganha, e sim o quanto se gasta. “A partir do momento em que você sabe o quanto gasta, você investe somente no que realmente é necessário e, com isso, aprende a ganhar”, explica a empresária, que há 30 anos atua no varejo sorocabano.

Apesar da comprovada eficiência da ferramenta, os consultores advertem para o fato de que, como o êxito das análises depende da consistência dos dados informados nas planilhas virtuais.

AS PRINCIPAIS MUDANÇAS

O Gerente do PAI Febrafar, André Roberto Oliveira da Costa, relaciona, abaixo, algumas das principais melhorias contempladas na nova ferramenta. Veja:

- Além de suas próprias informações, a loja poderá observar a média do grupo (dos últimos seis meses) ao qual ela estará inserida, a média da comunidade Febrafar (também dos últimos seis meses) e, até mesmo, a média da sub-rede (ou seja, o proprietário poderá visualizar a média de suas lojas);

- O sistema validará os dados inseridos, comparando os valores informados a uma faixa já pré-estabelecida. Portanto, se os valores informados não estiverem dentro da faixa, o sistema apresentará uma mensagem na tela para que o usuário verifique se as informações inseridas estão plenamente corretas. Desta forma, serão reduzidos os índices de erros de digitação;

O executivo justifica que as inovações promovidas durante o desenvolvimento do PAI Febrafar proporcionarão aos participantes, além do aculturamento adquirido com a troca de experiências nas reuniões mensais, uma independência no momento em que forem analisar os dados, pois o sistema fornecerá a avaliação dos números, pontuando-os como bom, regular ou ruim.

Para que as farmácias possam participar do treinamento, as redes às quais são afiliadas devem assinar um contrato e cada loja interessada tem de preencher um termo de adesão. O gerente do PAI Febrafar esclarece que podem participar do treinamento somente as farmácias e drogarias integradas às 32 redes associadas à Febrafar. Ele explica que, após a adesão, a federação disponibiliza à rede um consultor para ministrar o treinamento.

Por sua vez, o presidente da Febrafar, Edison Tamascia, ressalta que, além da customização do produto - o que o torna acessível para todos os donos de farmácias -, o objetivo principal da federação é possibilitar que os empresários disponham de uma gestão profissionalizada, o que contribuirá significativamente para que suas lojas se tornem cada vez mais competitivas.

Tamascia, que ministra o treinamento na maioria das redes participantes, reitera que o sucesso da ferramenta junto às lojas e às redes associativistas depende, primordialmente, de cinco fatores: assiduidade nas reuniões mensais, aplicação dos conceitos assimilados, compromisso do responsável da farmácia em fornecer dados consistentes, aferição dos resultados e colaboração de um profissional da rede.


Para sanar possíveis dúvidas ou obter informações adicionais sobre o PAI FEBRAFAR, ligue para a Febrafar  através do telefone (11) 3285-3494 ou envie email para andre@febrafar.com.br